Palvelun käyttöönotto.

Palvelun käyttöönotto on helppoa. Alla ohjeet palvelun
personoinnista aina allekirjoitusten lähetykseen saakka.

1. Personoi palvelu

Voit lisätä palveluun organisaatiosi logon. Personointi tapahtuu palvelun valikosta kohdassa Asetukset > Organisaation logo.

Logo näkyy allekirjoittajilla koko allekirjoitusketjun ajan palvelun vasemmassa yläkulmassa.

personoi_palvelusi

 

kayttajienhallinta

2. Käyttöoikeudet

Voit asettaa käyttäjille eri käyttöoikeudet palveluun jo ennen kuin lähetät kutsut palvelun käyttöön. Käyttöoikeudet pääset valitsemaan palvelussa kohdasta Asetukset > Käyttäjien hallinta. Voit valita onko käyttäjä pääkäyttäjä, tietyn asiakirjan hallitsija tai tietyn asiakirjan katselija.

Käyttöoikeuksien lisäksi voit ryhmitellä käyttäjiä eri käyttäjäryhmiin. Tällöin käyttäjien hallinta on vieläkin helpompaa. Voit kustomoida ryhmät haluamallasi tavalla, esimerkiksi myyntiin, hallintoon ja asiakaspalveluun. Käyttäjäryhmiä pääset hallitsemaan palvelussa kohdasta Asetukset > Käyttäjäryhmien hallinta.

3. Kansiointi ja dokumentinhallinta

Voit järjestää asiakirjat haluamallasi tavalla eri kansiohin. Kansiointi helpottaa palvelun käyttöä, etenkin, jos hallittavia asiakirjoja on paljon. Voit esimerkiksi nimetä kansiot eri asiakirjatyyppien tai -käyttötapausten mukaisesti.

Dokumenttikansioita pääset hallitsemaan palvelun valikossa kohdasta Asetukset > Dokumenttikansiot.

 

dokumentinhallinta

 

kutsu_kayttajia_palveluun

4. Kutsu käyttäjät

Uudet käyttäjät kutsutaan lisäämällä heidän nimensä, henkilötunnuksensa ja sähköpostiosoitteensa palveluun. Lisäksi käyttäjälle on määritettävä käyttäjärooli, jotta palvelu tietää mitä käyttäjällä on oikeus tehdä.

Uusia käyttäjiä pääset lisäämään palvelun valikossa kohdasta Asetukset > Käyttäjien kutsuminen. Uusi käyttäjä saa kutsun sähköpostiin ja sähköpostissa olevia ohjeita noudattamalla hän vahvistaa pääsyn palveluun.

Allekirjoituksen lähettäminen.

Alla on lueteltu vaihe vaiheelta allekirjoituksen lähettäminen.

1. Asiakirja

Saat lisättyä asiakirjan palveluun kohdasta Dokumenttiarkisto > Lisää dokumentti. Asiakirjaa lisätessä valitset lisättävän tiedoston, nimeät sen asianmukaisesti ja halutessasi siirrät sen kansiorakenteessasi oikeaan kansioon.

tutustu_sahkoiseen_asiakirjaan

user_process_icon

2. Allekirjoitusprosessin määrittäminen

Asiakirjan lisäyksen yhteydessä pääset määrittämään miten allekirjoitusprosessi etenee. Sinulla on mahdollista valita esim. missä järjestyksessä allekirjoitukset pyydetään tai haluatko allekirjoitukset kirjoitettavan organisaatiotasolla, jolloin organisaation edustaja voi allekirjoittaa asiakirjan.

3. Allekirjoittajien valinta

Asiakirjan allekirjoittajat voit määrittää dokumentin lisäämisen yhteydessä kohdasta Lisää allekirjoittaja. Allekirjoittajia lisätessä valitset heidän sähköpostiosoitteensa ja tarvittaessa puhelinnumeron tekstiviestikutsua varten.

Kun olet tyytyväinen asiakirjan asetuksiin ja allekirjoittajatietoihin lisäät asiakirjan palveluun kohdasta Lisää dokumentti ja kutsut koriin. Tässä vaiheessa kutsu ei vielä lähde vaan siirtyy verkkokauppamaisesti “ostoskoriin” odottamaan lähetysvahvistustasi.

 

lisaa_allekirjoittajat

vahvistukset-ja-allekirjoitusten-lahetykset-visma-signilla

4. Kutsujen lähettäminen

Allekirjoituskutsut pääset lähettämään palvelussa kohdasta Kutsu.

Palvelun kautta voit myös näppärästi muistuttaa allekirjoittamattomista asiakirjoista kohdassa Asetukset > Kutsulogi. Kutsulogista löydät kaikki viimeisen 3 kuukauden aikana lähetetyt kutsut, joita ei ole vielä allekirjoitettu.

5. Dokumenttiarkisto

Kaikki palvelussa allekirjoitetut ja allekirjoittamattomat asiakirjat löydät palvelun kohdasta Dokumenttiarkisto. Dokumenttiarkiston kautta voit ladata asiakirjat työpöydällesi sekä poistaa allekirjoittamattomia asiakirjoja.

digitaalinen-dokumenttiarkisto

FAQ - Usein kysyttyä

  • Jos järjestelmä antaa virheilmoituksen lisenssin riittämättömyydestä, eikä anna lähettää kutsuja, miten toimia?
    Pääkäyttäjän on käytävä Asetukset – Käyttäjälisenssi –sivulla valitsemassa enemmän käyttäjiä sisältävä lisenssi
  • Haluan lähettää pelkästään itse allekirjoittamani asiakirjan sähköpostilla pankkiin/viranomaiselle/kauppakumppanille jne. Miten toimin?
    Lähetä allekirjoitettava asiakirja omaan sähköpostiosoitteeseesi palvelun kautta ja allekirjoita se. Voit lähettää allekirjoitetun asiakirjan (alalaidassa allerkirjoitusmerkintä, lopussa allekirjoitussivu) kuten minkä tahansa PDF-tiedoston esimerkiksi sähköpostilla.
  • Missä muodossa allekirjoitettava asiakirja pitää olla?
    Asiakirjan tulee olla PDF-muotoinen tiedosto, ja sen arkkikoko tulee olla vähintään A4.
  • Miten saan Word-dokumentin/LibreOffice-dokumentin/jne. PDF-muotoon?
    Useissa järjestelmissä voit valita tallentaessasi tallennusmuodoksi PDF:n. Jos tällaista mahdollisuutta ei ole, voit ladata Internetistä erilaisia apuohjelmia, joiden kautta PDF-tallennus tai tulostaminen PDF-muotoiseksi tiedostoksi on mahdollista. On olemassa myös verkkopalveluja (www.pdf24.org jne.) jotka tekevät muunnoksen sähköpostilla lähetettyihin tiedostoihin.
  • Miten voin allekirjoittaa sähköisesti ns. aktiivisen PDF-lomakkeen (ruudulla täytettävän), joita on monilla yrityksillä ja kunnilla tarjolla?
    Pyydä asiasta erillinen ohje asiakaspalvelusta (asiakaspalvelu@onnistuu.fi). Kaikki aktiiviset PDF-lomakkeet voi allekirjoittaa onnistuu.fi –palvelun kautta.
  • Haluan laajentaa palvelun käyttöä niin, että julkaisemiani verkkolomakkeita voidaan allekirjoittaa sähköisesti, tai voin lähettää allekirjoituskutsuja suoraan omista tietojärjestelmistäni (CRM, HRM, ERP jne.). Miten toimin?
    Ota yhteys asiakaspalveluun tai yritysmyyntiin ja kerro tarpeestasi. Visma Signin ohjelmointirajapinta (API) mahdollistaa liittämisen haluttuihin sovelluksiin ja verkkolomakkeisiin.
  • Lähetin sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan pankkiin/viranomaiselle/kauppakumppanille jne. Vastaanottaja ei osaa käsitellä sähköisesti allekirjoitettua asiakirjaa. Miten toimin?
    Pyydä asiakaspalvelusta (asiakaspalvelu@onnistuu.fi) tarkastusohje ja toimita se asiakirjan vastaanottajalle. Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tarkastaminen on veloituksetonta kaikille, joten asiasta ei aiheudu vastaanottajalle mitään kustannuksia.

Oletko saanut allekirjoituskutsun?

Olet saanut sähköpostiisi kutsun sähköisesti allekirjoitettavaan asiakirjaan. Sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat ovat juridisesti aivan yhtä päteviä kuin käsin allekirjoitetutkin. Sen sijaan, että joutuisit menemään paikan päälle allekirjoittamaan asiakirjan, voit hoitaa allekirjoituksen sähköisesti tunnistautumalla pankkitunnuksillasi. Allekirjoittaminen on sinulle täysin ilmaista.

Visma Sign: yhteydenottopyyntö

Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti